2017年秋季学期办事指南(更新中)

学生办事指南

  一、学院各办公室办理相关事务时间:

为方便各位同学办理成绩单打印、交换生成绩处理、教务工作答疑等各类相关手续,现将学院各办公室、学校各职能部门面向同学办理相关手续的时间、地点和主要程序汇总如下:

1.   院长签字时间:周三上午10:00-12:00、下午3:00-5:00,侨裕楼208

2.   书记签字时间:周二、四,侨裕楼2039-11月在外地出差,期间需书记签字请联系89686245/207室、89682323/202室)

3.   本科教学副院长签字时间:每周四上午10:00-12:00,侨裕楼211

研究生教学副院长签字时间:每周四上午10:00-12:00、下午2:00-3:00,侨裕楼209

4、本科教务员(侨裕楼217)、辅导员(侨裕楼214216223室学工组)、院办(侨裕楼202207)签字、盖章、各类事务咨询等时间

  • 每周一 13:15-17:00

  • 每周二 9:15-11:40

  • 每周四  9:15-11:40 13:15-17:00

5、研究生教务员(侨裕楼213室)、研究生秘书(侨裕楼210室)、研究生辅导员(侨裕楼225)、院办(侨裕楼202207)办理签字盖章、各类事务咨询时间:

  • 每周一 13:15-17:00

  • 每周二 9:15-11:40

  • 每周四  9:15-11:40 13:15-17:00

6、遇节假日,根据有关上级部门通知执行;如学院有其它安排,将通过学院主页或其它方式及时公布。

备注1请需办理各种手续的同学遵守以上时间,其它时段老师们需集中处理各类常规和突发工作;在以上指定时间中,如相关老师因开会、办事等外 出,会在办公室门上标明去向及临时处理方式,同学们可根据标示提示处理。

备注2: 请老师写推荐信的同学请至少提前5天与相关老师联系预约,最好以电子邮件方式(全体老师邮箱通过学院网页“教师主页”和“机构设置”栏目中都能查到)说明个人情况及写推荐信缘由,如推荐信中涉及修读成绩和奖学金等,请务必表述并写明学号等,便于老师们查对,以确保推荐信的真实性、准确性和权威性,维护学院和大家的声誉。

备注3需相关院领导签字的,请先找辅导员、本科教务员、研究生教务员等签字核实;涉及本、研教务的手续,由教学院长签字,院办盖章;涉及党务工作的签字由院党委书记或副书记签字(216室),党务秘书办盖章(202室)。

二、学校各职能部门仙林校区盖章时间汇总

1)学工处仙林盖章时间:每周一到周四上班时间,地点仙林行政北楼124

2)就业中心仙林盖章时间:每周一下午、周二、周四上班时间,地点十食堂三楼

3)校团委仙林盖章时间:周一到周四上班时间,大学生活动中心602

4)研究生院公章周一到周四上班时间,地点在行政北楼903室,办公电话为89682423。周五在鼓楼盖章,地点是南园综合楼408

5)教务处公章每周一—周四在仙林校区使用,周五在鼓楼校区使用。具体如下:



  三、常遇事项办理程序

  A.本科生部分

1)因私出境申请(办理护照、签证等所需户籍证明用)

  • 学生自己在启明网学生信息管理系统里提交申请;

  • 辅导员审核;

  • 学校审核;

  • 学生到保卫处户政科领取户籍证明。

2)交换学习资格申请

  • 在教务处学生平台里的交换生系统选择适合的交换生项目并填写相关信息;

  • 提交申请并电话通知辅导员进行审核,由辅导员通知教学院长审核;

  • 审核通过后打印申请表并提交教务处。

  • 出国交换前必须在教务系统中及时按要求备案

3)在读证明办理

  • 同学自助打印

4)成绩单打印

  • 同学自助打印

5)交换学分转换

  • 专业教学主任签字、217盖章、207盖章

  • 复印:对换表、国外成绩单

  • 本科教务室留存:对换表复印件和国外成绩单原件

  • 学校教务处407朱炼老师处留存:交对换表原件和国外成绩单复印件

  • 交表前自己可复印留存两表

6)奖助学金申请登录启明网学生信息管理系统网上申请;按具体奖学金要求填写纸质申请材料上交到本年级辅导员办公室;等待院评审小组审核。

7)请假:向辅导员说明请假事宜;填写请假条并由相关老师签字同意(请假一天由辅导员签字;请假1-7天由教学院长签字并报备本专业教学副主任;请假7天以上由由教学院长签字,并报送教务处批准);将请假条交至班长,由班长向所缺课程任课老师出示请假条。

8)学生证补办:登陆学院主页本科生教学资料下载栏目,下载填写《补办申请表》,同时还需在公开发行的报纸上刊登遗失启事后方能补办;交至辅导员处签字确认并加盖外院公章;带1寸免冠近照和校园一卡通到行政北楼410办理。

9)退宿换宿申请:登陆南京大学房产管理处首页的表格下载(http://fcc.nju.edu.cn/bgxz.htm)下载退宿、换宿申请表;将申请表填好交至辅导员处审批并加盖外院公章;交物管处办理网上申请,房产科审批同意后,物管处通知申请人,学生凭申请表存根联办理相关手续。

10)学生活动借教室:到外院学工办公室说明活动情况;填写教室申请借用单并由院团委盖章签字;交至行政北楼407审批安排。

11)涉及缓考申请、补选、退选课程、重修、补考、休学、复学、保留学籍、转学等学籍异动更多办事流程的,请首先翻看你所在年级学生手册并参见教务处、学工处、研工部、就业中心、心理中心等部处网站,了解流程后再开始办理,以节约大家时间、提升办事效率。如有疑问,也可在前述时间内到学院各相关办公室咨询

12)本科生各类办事所需表格,均可登陆学院主页本和教务处主页下载到,网址是:

https://www.sfs.nju.edu.cnhttp://jw.nju.edu.cn/Index.aspx

13)缓修课程:系统申请

14)免修不免考:系统申请

15)课程选课和重修:系统操作和申请

16)缓考和补考:系统申请

17)结业申请毕业、申请补授学士学位:

http://jw.nju.edu.cn/ContentList.aspx?MType=PX-XZZQ&FType=XZZQ&res_type=download

18)大学生创新创业训练项目:

http://jw.nju.edu.cn/ContentList.aspx?MType=PX-JGSZ-BSLC-CXXMGLLC&FType=JGSZ&res_type=introduction



B.研究生部分

研究生教务办公室常规事情办理说明:

1.   报到注册和火车优惠卡充值:每学期开学三天内持本人学生证到研究生教务办公室注册,因故不能按期到校的同学请根据学校与学院相关规定履行请假程序或暂缓注册手续。每学年火车优惠卡充值一次,由各专业班长收齐学生证后于九月集中充值。

2.   学术研究生选课及补选退选课:本院系课程由班长通知书面选课。学术类研究生硕博士生英语、以及跨院系课程,在每学期末或初的研究生院规定时间内,登陆研究生院主页“学术学位研究生学籍与信息管理系统”选课。

3.   硕士生选导师:一般在入学后第一学期由所在专业安排师生互选。

4.   硕士生中期考核和博士生学科综合考试:学术类硕士生需要中期考核,一般安排在第二学年九月中旬进行;博士生学科综合考试一般安排在第二学年开学初。

5.   成绩单和在读证明办理:1)可到研究生院行政北楼九楼自助打印,该打印版本最为正式,可用于国内外各种相关需要;(2)在读证明可登录研究生学籍与教学管理系统,自行打印,学术类研究生和专业学位研究生分别到侨裕楼213142办公室签字,再到侨裕楼207办公室加盖院公章。成绩单可分别到侨裕楼213办公室(学术类)和142办公室(专业学位类)办理。第二种版本可用于国内各种相关需要。

6.   提前毕业、延期毕业、以及提前攻博申请:学术类硕士生申请提前毕业,需征得导师同意后,在第二学年中期考核前,向所在专业提出申请。学术类硕士生申请提前攻博也是如此。我院要求提前攻博的硕士生,应在第二学年完成硕士论文的撰写和答辩。申请者经所在专业考核同意后,登陆研究生院主页“学术学位研究生学籍与信息管理系统”,网上填写申报提前毕业或提前攻博的申请,再打印并经导师签字同意后交侨裕楼213办公室。我校硕士生最长学习时间四年,博士生最长学习时间八年。每年的四月二十日前,申请延期的同学可登陆研究生学籍与信息管理系统,网上申报延期毕业,并打印经导师签字,定向委培的同学还需所在单位盖章,然后交侨裕楼213办公室。

7.   出国交流项目申请及说明:根据相关项目通知要求办理。项目申请成功后,出国前、回国后应到侨裕楼213办公室登记并办理相关手续。

8.   各类研究生科研创新计划项目申报及结项:根据相关项目通知要求办理。

9.   学位论文预答辩、答辩及盲审、以及学位申请相关事宜:参见我院主页研究生教务中的“外国语学院关于硕博士生论文答辩的规定”、“博士生毕业须知”和“硕士生毕业须知”、“答辩秘书工作流程”、以及南京大学研究生工作手册中的相关说明。关于博士学位论文盲审、答辩及学位申请等,参见校研究生院主页的“办事指南”。从20179月起,我院所有博士生在学位论文通过预答辩后、申请正式答辩前,必须参加校学位办组织的博士学位论文盲审。

10.  研究生在读证明、补办学生证、申办户籍证明表、英文成绩单及毕业证书学位证书英文翻译件、出国交流学分转换等相关表格下载:https://grawww.nju.edu.cn/944/list.htm

11.   南京大学研究生科研创新项目经费审核报销:票据按财务处要求在院办207办公室签字盖章后去行政北楼902室,办理时间:周四14:00-16:00,办公电话为89682463

12. 江苏省研究生创新计划项目经费审核报销:到侨裕楼213办公室办理授权,票据按财务处要求在院办207办公室签字盖章后去财务处报销。

学业提醒:每位同学都应仔细阅读本专业研究生培养方案(研究生院主页上有),中期考核前应仔细审核本人所修课程和学分是否符合培养方案要求,如有不足应尽早补修。人手一册的《南京大学研究生工作手册》,也应常备常翻。请关注研究生院主页、学院主页,学术研究生还请关注统一身份认证平台(网址http://pyb.nju.edu.cn/),相关通知会在这些网页公布。



研究生院新学期两校区对外服务方案

周一到周四院领导一名(南园综合楼409410房间,8359229983592066)和工作人员一名(南园综合楼408房间,83592423)在鼓楼校区值班,其余人员在仙林校区行政北楼九楼上班;周五院领导都在鼓楼校区上班,各办公室工作人员根据工作需要自行安排。

附件:

学院研究生工作办公室和电话:

研究生辅导员办公室:侨裕楼225,孙老师、朱老师,电话89684164

研究生教务员办公室:侨裕楼213,陈老师,电话89685452

研究生秘书办公室:侨裕楼210,仇老师,电话89684737

翻译硕士办公室:侨裕楼142,方老师,电话89685922

研究生院办公电话

综合办公室

(025-89682423)

招生办公室

(025-89683251)

培养办公室

(025-89682463)

校学位评定委员会办公室             (025-89682172)

专业学位办公室

  (025-89686492)

思想教育与管理办公室               (025-89687189)

党委研究生工作部                    (025-89687189)



研究生辅导员办公室常规事情办理说明:

1)研究生办理政审证明,党员证明等,请提前与辅导员联系,提供相关信息后隔天去辅导员处领取。

2)研究生二、三年级学生如需申请校外实习,请根据学校与学院相关规定履行请假程序,将请假单交至侨裕楼210办公室并在辅导员处备案。



  

教师办事指南

(一)学院各办公室办理相关事务时间:搬到仙林校区后,不少老师往返院楼需较长时间乘车,为方便各位老师,大家到学院办理各类手续时可参考《学生办事指南》第一部分学院各办公室签字、盖章时间。

(二)办事指南及相关部门办事时间汇总

教师办理收入、因私出国、同意兼职证明的手续及相关表格请参见校人力资源处网站

https://hr.nju.edu.cn/zmkj/list.htm

1、教职工开具在职证明:在院人事秘书处(侨裕楼202)开具《南京大学人事证明开具联系函》并于院办(侨裕楼207)盖章后至人力资源处综合事务办公室(仙林校区扬州楼505室)办理,(需携带本人工作证或校园卡) ,联系电话89683541

2、教职工开具薪酬证明:在院人事秘书处(侨裕楼202)开具《南京大学人事证明开具联系函》并于院办(侨裕楼207)盖章后至人力资源处资源配置办公室(仙林校区扬州楼524室)办理,(需携带本人工作证或校园卡),联系电话:89682868

3、教职工办理回国手续人力资源处培训发展办公室(仙林校区扬州楼507室)负责办理,(需携带出国工作小结、护照出境和入境页的复印件),联系电话:89683046

4、新入职人员办理进校手续的具体流程请参见校人力资源处的相关介绍,根据https://hr.nju.edu.cn/6344/list.htm介绍带齐资料,前往以下部门办理:

1)、人力资源处人事服务办公室(仙林校区扬州楼518室),联系电话(02583593304

2)、校园一卡通中心,其中:

  • 鼓楼校区:南园喷泉旁电信营业厅小院内   联系电话:83596529
    办公时间:周一至周五 上午 
    08:00 -- 11:30  下午 14:00 -- 17:30

  • 仙林校区:网络信息中心大厅             联系电话:89686529
     
    办公时间:周一至周五 上午 
    08:30 -- 12:00  下午 13:30 -- 17:00

5、教师工作证补办:办理流程请参见校人力资源处的相关介绍https://hr.nju.edu.cn/5f/9c/c5978a155548/page.htm,带齐资料前往人力资源处人事服务办公室(仙林校区扬州楼518室)办理,联系电话89683304

备注:

  • 南大人力资源处公章每周一至周五在仙林校区使用

  • 南大党委办公室公章每周一至周四在仙林校区使用,周五在鼓楼校区使用

  • 南大校长办公室公章每周一至周四在仙林校区使用,周五在鼓楼校区使用



7、教职工办理报销业务:财务处会计核算科负责办理,办理流程请参见校财务处相关介绍https://219.219.115.21/_s271/6996/list1.psp


2016年起,财务处将以仙林校区为主要办公地点,每周五处领导和相关科室在鼓楼值班。详细安排如下:

仙林校区:

财务处仙林校区办公安排

科室

办公室

工作时间

办公电话

处长办公室

行政北楼220

周一-周四

89683557

副处长办公室

行政北楼222

周一-周四

89685870

副处长办公室

行政北楼224

周一-周四

89682889

副处长办公室

行政北楼226

周一-周四

89686826

处办公室

行政北楼228

周一-周四

89684468

计划管理科

行政北楼216218

周一-周五

89683260

财税管理科

行政北楼209211

周一-周五

89684117

综合科

行政北楼210212

周一-周五

89682547

基建科

行政北楼108109

周一-周五

89686348

会计核算科

行政北楼报销大厅

周一-周五

89682501

结算中心

行政北楼报销大厅

周一-周五

89683149

  

鼓楼校区:

财务处鼓楼校区值班安排

值班科室

值班时间

值班地点

值班电话

主要办理业务

处领导

周五

松林楼二楼值班室

83595870

 

处办公室

周五

松林楼二楼值班室

83592547

公章使用

计划管理科

周五

松林楼二楼值班室

83594117

科研经费业务办理、校级预算指标下达、专项经费业务办理

财税管理科

周五

松林楼二楼值班室

83594117

收据打印、退费业务、收入业务办理(已开票)

综合科

周五

松林楼二楼值班室

83592547

外汇业务

会计核算科

周一至周五

松林楼一楼

83592501

报销业务

结算中心

周一至周五

松林楼一楼

83593149

结算业务




注:每月最后一周的周三下午不对外报销。

8、教职工办理外汇业务:财务处综合科负责办理。

  • 每周一、三、五,800

  • 11301400

  • 1700,在鼓楼校区松林楼二楼综合科办理,联系电话(02583592547

  • 每周二、四,900

  • 11301400

  • 1700,在仙林校区行政北楼东侧二楼综合科办理,联系电话(02589684117